BASE DE DATOS EN EXCEL

¿Qué son las bases de datos?

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

Definición de base de datos

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

Características

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

• Independencia lógica y física de los datos.
• Redundancia mínima.
• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
• Integridad de los datos.
• Consultas complejas optimizadas.
• Seguridad de acceso y auditoría.
• Respaldo y recuperación.
• Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

tomado de:maestros del web

CONCEPTOS IMPORTANTES

2. Base de Datos.- Cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos. Hay cuatro modelos principales de bases de datos: el modelo jerárquico, el modelo en red, el modelo relacional (el más extendido hoy en día).
3. Base de Datos Relacional.- Tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla.
4. Datos Elementales.- Un dato elemental, tal como indica su nombre, es una pieza elemental de información. El primer paso en el diseño de una base de datos debe ser un análisis detallado y exhaustivo de los datos elementales requeridos.
5. Campos y Subcampos.- Los datos elementales pueden ser almacenados en campos o en subcampos. Un campo es identificado por un rótulo numérico que se define en la FDT de la base de datos. A diferencia de los campos, los subcampos no se identifican por medio de un rótulo, sino por un delimitador de subcampo.

tomado de: monografias

Tipo de dato

En los lenguajes de programación y en otros programas utilitarios tales como una planilla de calculos, un tipo de dato es un atributo de una parte de los datos que indica al ordenador (y/o al programador) algo sobre la clase de datos sobre los que se va a procesar. Esto incluye imponer restricciones en los datos, como qué valores pueden tomar y qué operaciones se pueden realizar. Tipos de datos comunes son: enteros, números de coma flotante (decimales), cadenas alfanuméricas, fechas, horas, colores, coches o cualquier cosa que se nos ocurra. Por ejemplo, en Java, el tipo "int" representa un conjunto de enteros de 32 bits cuyo rango va desde el -2.147.483.648 al 2.147.483.647, así como las operaciones que se pueden realizar con los enteros, como la suma, resta y multiplicación. Los colores, por otra parte, se representan como tres bytes denotando la cantidad de rojo, verde y azul, y una cadena de caracteres representando el nombre del color; las operaciones permitidas incluyen la adición y sustracción, pero no la multiplicación.
Éste es un concepto propio de la informática, más específicamente de los lenguajes de programación, aunque también se encuentra relacionado con nociones similares de las matemáticas y la lógica.
En un sentido amplio, un tipo de datos define un conjunto de valores y las operaciones sobre estos valores. Casi todos los lenguajes de programación explícitamente incluyen la notación del tipo de datos, aunque lenguajes diferentes pueden usar terminología diferente. La mayor parte de los lenguajes de programación permiten al programador definir tipos de datos adicionales, normalmente combinando múltiples elementos de otros tipos y definiendo las operaciones del nuevo tipo de dato. Por ejemplo, un programador puede crear un nuevo tipo de dato llamado "Persona" que especifica que el dato interpretado como Persona incluirá un nombre y una fecha de nacimiento.
Un tipo de dato puede ser también visto como una limitación impuesta en la interpretación de los datos en un sistema de tipificación, describiendo la representación, interpretación y la estructura de los valores u objetos almacenados en la memoria del ordenador. El sistema de tipificación usa información de los tipos de datos para comprobar la verificación de los programas que acceden o manipulan los datos.

Todos los datos en los ordenadores basados en la electrónica digital se representan como bits (valores 0 y 1) en el nivel más bajo. La más pequeña unidad direccionable de datos es un grupo de bits llamado un byte (normalmente un octeto, que son 8 bits). La unidad procesada por las instrucciones del código máquina se le llama una palabra (en 2006, normalmente 32 o 64 bits). La mayor parte de las instrucciones interpretan la palabra como un número binario, como por ejemplo una palabra de 32 bits puede representar valores enteros sin signo desde el 0 al 2³² − 1 o valores enteros con signo desde − 2³¹ al 2³¹ − 1. Por medio del complemento a dos, la mayor parte del tiempo, el lenguaje máquina y la propia máquina no necesitan distinguir entre tipos de datos con o sin signo. 

 Tipos de datos primitivos

Se ha sugerido que este artículo o sección sea fusionado con Tipo de dato#Tipos simples Una vez que hayas realizado la fusión de artículos, pide la fusión de historiales en WP:TAB/F.

Los tipos de datos hacen referencia al tipo de información que se trabaja, donde la unidad mínima de almacenamiento es el dato, también se puede considerar como el rango de valores que puede tomar una variable durante la ejecución del programa.

DATOS PRIMITIVOS:

• CARACTER
• NUMERICO
• LOGICOS(BOOLEANOS)

CARÁCTER
El tipo de dato carácter es un digito individual el cual se puede representar como numéricos (0 al 9), letras (a-z) y símbolo ($,_). NOTA: En lenguaje java la codificación Unicode permite trabajar con todos los caracteres de distintos idiomas.

Tipo de dato    Rango   Tamaño de bits
   char     0 a 65536        16 bits

NUMERICOS Este tipo de dato puede ser real o entero, dependiendo del tipo de dato que se vaya a utilizar.
Enteros: son los valores que no tienen punto decimal, pueden ser positivos o negativos y el cero.

tipo de dato: byte          tamaño= 8 bits
  tipo de dato: short         tamaño= 16 bits
  tipo de dato: int           tamaño= 32 bits
  tipo de dato: long          tamaño= 64 bits

Reales: estos caracteres almacenan numeros muy grandes que poseen parte entera y parte decimal.

tipo de dato: float= 32 bits
 tipo de dato: double= 64 bits

BOOLEANOS
Este tipo de dato se emplea para valores lógicos, los podemos definir como datos comparativos dicha comparación devuelve resultados lógicos.

tipo de dato: boolean     Rango= true - false

 

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

¿Qué es un buen diseño de base de datos? 

  El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

• Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
• Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
• Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
• Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

• No incluya datos calculados    

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

• Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas    

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.

Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

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 Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.

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En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

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 La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

 ...la tabla Empleados...

 ...la tabla Pedidos...

 ...la tabla Productos...

 ...y la tabla Detalles de pedidos.

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Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

CREAR UNA RELACIÓN DE UNO A VARIOS

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.

CREAR UNA RELACIÓN DE VARIOS A VARIOS

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:

• La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
• La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

CREAR UNA RELACIÓN DE UNO A UNO

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:

• Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal en ambas tablas.
• Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.

Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:

• ¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información.
• ¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.
• ¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
• ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.
• ¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.
• ¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
• ¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

AJUSTAR LA TABLA PRODUCTOS

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

• Id. de producto
• Nombre
• Id1 de producto
• Nombre1
• Id2 de producto
• Nombre2
• Id3 de producto
• Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

PRIMERA FORMA NORMAL

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.

SEGUNDA FORMA NORMAL

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

• Id. de pedido (clave principal)
• Id. de producto (clave principal)
• Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

TERCERA FORMA NORMAL

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

• IdProducto (clave principal)
• Nombre
• PVP
• Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.

TIPOS DE DATOS 

• Tipo de dato Texto
  Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.

• Tipo de datos Numéricos
  Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.

• Tipos de datos Fecha/HoraUn dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).
  Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos).

FORMULASUna fórmula es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Base de Datos en Excel
1:   Vinculación e incrustación

Supongamos que en nuestra empresa cada departamento  elabora un libro de trabajo donde registra los gastos mensuales de material. Supongamos también que somos los encargados de contabilizar todos estos gastos.

¿Qué haremos, copiar de nuevo los libros  de trabajo  de cada departamento en un documento de totales? ¿Y si resulta que alguno de ellos todavía no estaba cerrado y nos avisan de que ha habido un cambio de última hora y que debemos modificar de nuevo nuestro documento?

No nos preocupemos, Excel nos ofrece una característica que, si la utilizamos, hará desaparecer estos dolores de cabezas  de nuestras vidas. Se trata de la vinculación, que permite trabajar con datos o aplicaciones externas a nuestro libro y que además actualiza automáticamente cualquier cambio efectuado sobre los datos originales.

¿Y si junto al cuadro de totales deseamos disponer de un documento de Word donde anotaremos, por ejemplo, las tendencias en los gastos? Excel también nos puede facilitar las cosas, gracias a la posibilidad de incrustar documentos de otras aplicaciones dentro de la hoja de cálculo.Veamos cómo podemos utilizar estas características.

Vinculación

Cuando hablamos de vinculación hemos de distinguir la que se efectúa sobre datos de Excely la de información proveniente de otras aplicaciones. Respecto a la primera situación, podemos vincular celdas de la hoja de cálculo actual, de otra hoja de cálculo del libro actual, e incluso de otro libro de trabajo. La manera de proceder para realizar esta tarea es siempre la misma:

1. Abrimos el libro que vaya a contener el vínculo, denominado libro de destino, y, en caso de que sea otro distinto, el que contenga los datos con los que deseemos establecer el vínculo (denominado libro de origen).

2. En el libro de destino, hacemos clic en el botón Guardar.

3. Seleccionamos la celda o las celdas desde las cuales deseemos establecer el vínculo.

4. Si estamos creando una nueva fórmula, escribimos un signo igual (=) en el cuadro de fórmulas.

5. Si introducimos el vínculo en otro lugar de la fórmula, escribimos el operador o función que debe preceder al vínculo.

6. Hacemos clic en el libro de origen y, a continuación, en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que deseemos establecer el vínculo.

7. Seleccionamos las celdas que deseamos vincular.

8. Acabamos de completar la fórmula, y una vez introducida, presionamos la tecla Enter.

 2:  Vinculación

El aspecto de los vínculos difiere según cual sea el origen de los datos:

- Si provienen de la hoja actual únicamente se inserta el nombre de la celda (por ejemploC5).

- Si los datos se encuentran en otra hoja del mismo libro entonces primero se inserta el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación invertido y finalmente el nombre de la celda (por ejemplo Hoja1!C5).

- Si el origen es un libro diferente entonces se presentan dos situaciones distintas. Cuando el libro de origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación y el nombre de la celda (por ejemplo, [Datos.xls]Hoja1!C5). Si el libro de origen está cerrado, el vínculo incluye toda la ruta  de acceso (por ejemplo `C:GASTOS [Datos.xls]Hoja1´!C5).

Cuando la vinculación no proviene de Excel, sino de otras aplicaciones, la forma de proceder es muy diferente, ya que se efectúa desde la opción de menú Insertar - Objeto. Al activarla se muestra el cuadro de diálogo Objeto (véase la Figura 8.47), que también se utiliza en la incrustación,n como veremos más adelante. Para vincular objetos debemos situarnos en la pestaña Crear de un archivo que permite seleccionar el archivo que queremos vincular, y hemos de marcar la casilla Vincular, que por defecto no está marcada.

Fig. 8.47. Cuadro de diálogo para vincular objetos a Excel.

 3:  Vinculación. Incrustación

Con la vinculación, el objeto origen es independiente de la hoja de cálculo y, por tanto, los cambios que se realicen sobre él aparecerán también cuando lo visualicemos desde ésta. Además, Excel solamente almacena el vínculo al objeto origen, con lo que el tamaño del libro apenas se incrementa (véase la Tabla 8.1). Para modificar el objeto hacemos clic dos veces sobre él y se abrirá en la aplicación que lo creó, que nos permitirá realizar los cambios que deseemos.



Tabla 8.1. Ejemplos de modificación del tamaño de un archivo de Excel tras la vinculación e incrustación de un objeto.

Incrustación

La incrustación es similar a la vinculación con la diferencia de que al incrustar se crea una copia totalmente independiente del objeto original y que puede ser modificada sin alterar en absoluto el origen de los datos. En este caso el nuevo objeto se guarda junto con el libro de trabajo y por tanto su tamaño puede aumentar considerablemente. Para incrustar un objeto utilizaremos de nuevo el cuadro de diálogo de la Figura 8.47, que recordemos se activaba con la opción de menú Insertar - Objeto.

En este caso podemos situarnos en cualquiera de las dos pestañas de la ventana. Iremos a la primera, denominada Crear nuevo, si el objeto que deseamos incrustar no está creado previamente, y si lo que deseamos es incrustar una copia de un objeto que ya existe, entonces debemos situarnos en la pestaña Crear de un archivo. En ambas pestañas podemos optar por incrustar el objeto abierto, o que simplemente aparezca como un icono. Para ello, marcaremos la casilla Mostrar como icono, que podemos observar en la Figura 8.47.

 4:  Hojas de cálculo. 

Caso práctico

1. En este caso práctico aprenderemos a incrustar objetos en Excel. Para la vinculación actuaremos de forma similar, con el único cambio de que seleccionaremos una casilla de opción.

Se pide: Incrustar un documento de Word existente en una hoja de cálculo de forma que se muestre como un icono. Realizar modificaciones en el documento dentro de Excel, cerrarlo y volverlo a abrir, comprobando que los cambios permanecen en la copia incrustada pero no en el original.

Solución: Seleccionamos una celda de la hoja de cálculo y ejecutamos la opción de menú Insertar objeto. Nos situamos en la pestaña Crear de un archivo y apretamos el botón Examinar para seleccionar el documento de Word que incrustaremos.

Marcamos la casilla Mostrar como icono y salimos con el botón Aceptar.

Abrimos el documento incrustado haciendo doble clic sobre su icono (véase la Figura 8.48), y realizamos algún cambio en su contenido.

Una vez efectuados los cambios deseados cerramos el documento para volver a ver la hoja deExcel.

Si abrimos de nuevo el documento Word podremos observar que los cambios se mantienen aún cuando no hayamos guardado el archivo en ningún momento. Esto es así porque en realidad el documento de texto no se guardará hasta que hagamos lo propio con la hoja de cálculo.

Es entonces cuando decidiremos si conservar o no las modificaciones realizadas en el documento Word. Nos aseguramos de que se guardan los cambios en el documento incrustado guardando la hoja de cálculo.

Para comprobar si el documento original permanece inalterado lo abrimos desde Microsoft Word y veremos que así es, ya que presenta el aspecto inicial.

Fig. 8.48. El objeto incrustado (documento de Word) se muestra como un icono.

Capítulo 5:  Bases de datos con Excel

Bases de datos con Excel

Al hablar de bases de datos en Microsoft Excel no nos referimos a que éste lleve a cabo las funciones de un sistema  gestor de bases de datos, sino más bien a que podemos aprovechar la potencia de cálculo de la aplicación para procesar datos, que podemos escribir directamente o importar de bases de datos y aplicaciones externas.

Gracias a las facilidades de importación de datos externos que comentamos en el punto anterior de esta unidad didáctica, Excel tiene la posibilidad de recoger automáticamente el resultado de consultas a bases de datos, ficheros de texto, otras hojas de cálculo, etc., y realizar cálculos con los datos importados. Además dispone de un conjunto de funciones especiales de bases de datos y de la posibilidad de crear informes de tablas y gráficos dinámicos a partir de agregados de las tablas. Todo esto es lo que aprenderemos a utilizar en este apartado.

Representación de datos mediante tablas

Si hemos trabajado con algún sistema gestor de bases de datos, como por ejemplo Microsoft Access, sabremos que los datos se organizan en unas estructuras denominadas tablas (o relaciones) formadas por una serie de filas y columnas.

Excel aprovecha su característica innata de presentar los datos precisamente mediante filas y columnas para representar dichas tablas de forma natural. Podemos ver un ejemplo de tabla en Excel en la Figura 8.49.

En concreto se trata de una hipotética tabla con información sobre alumnos. Si nos fijamos veremos que los datos de la primera fila de la tabla son diferentes del resto. Esto es así porque se trata de los títulos de las columnas o campos de la tabla. El resto de filas representan los datos de cada uno de los alumnos que hemos registrado.

Cada columna representa un atributo o propiedad diferente de cada registro de alumno.

Fig. 8.49. Ejemplo de tabla en Excel.

Las funciones de bases de datos

Cuando en el Apartado 8.1 hablamos de las funciones predeterminadas que ofrece Excel, ya comentamos que había un grupo de 12 dedicadas al tratamiento de las bases de datos. También avanzamos el hecho de que todas ellas tienen tres argumentos y el significado de estos.

Capítulo 6:  Hojas de cálculo. Caso práctico 2 (primera parte)

Caso práctico 2

En este caso práctico utilizaremos las funciones de base de datos partiendo del ejemplo de tabla presentado en la Figura.

Se pide: Dada la tabla de la Figura 8.49, calcular el promedio de las alturas de los alumnos nacidos en el segundo semestre del año 1980, y la fecha de nacimiento del mayor alumno cuya altura esté comprendida entre los 165 y 180 cm. 8.49.

Solución: Para obtener los datos que se piden en el enunciado utilizaremos las siguientes funciones de bases de datos:

BDPROMEDIO(base_de_datos,campo,criterios): Devuelve el promedio de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios.

BDMIN(base_de_datos,campo,criterios): Devuelve el valor mínimo de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios.

En ambos casos, al igual que en todas las funciones de bases de datos los argumentos tienen el siguiente significado:

Base_de_datos. Es el rango de celdas que forma la tabla de la base de datos, incluyendo los títulos de los campos o columnas.

Campo. Es el nombre del campo sobre el cual se desea operar mediante la función. Este nombre debe ser uno de los existentes en la base de datos indicada en el primer argumento, y se coloca entre comillas (" "). También podemos utilizar un número que indicará la posición del campo en la tabla.

Criterios. Son condiciones sobre los datos de la tabla y se especifican mediante un rango de celdas en el que se deben incluir nombres de campos de la base de datos y la condición que deben cumplir los registros seleccionados.

Conocido esto veamos cómo se utilizan las funciones de nuestro ejemplo.

Empezaremos por la función que calcula el promedio. Antes que nada debemos establecer los criterios de selección.

Hemos de seleccionar los registros cuya fecha de nacimiento se encuentre comprendida entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 1 980 (segundo semestre del año). Para ello rellenaremos las celdas tal como muestra la Figura 8.50.

Fig. 8.50. Criterios de selección para la función promedio.

Ahora ya podemos introducir la función, por ejemplo en la celda C17. Tendrá el siguiente aspecto:

BDPROMEDIO(A2:E7; "ALTURA"; A9:C10), donde A2:E7 es el rango que contiene la tabla, "ALTURA" es el nombre del campo del cual hemos de calcular el promedio y A9:C10 es el rango de celdas que contiene los criterios de selección para la función.

Capítulo 7:  Hojas de cálculo. Caso práctico 2 (segunda parte)

Pasemos a la segunda función. En este caso los criterios deben seleccionar aquellos alumnos cuya altura esté comprendida entre los 165 y los 180 cm. Los mostramos en la Figura 8.51.

Fig. 8.51. Criterios de selección para la función que calcula el valor mínimo.

Insertaremos la función en la celda C19 que tendrá el aspecto siguiente:

BDMIN(A2:E7; 5; A12:C13), donde el primer argumento no cambia respecto a la primera función, el segundo en este caso lo indicamos mediante un 5, que es el orden que tiene la columna F.NACIMIENTO en la tabla, y el rango A12:C13 es el que en este caso contiene los criterios de selección para la función.

Para finalizar mostramos en la Figura 8.52 los resultados de las funciones del presente caso práctico, junto con la tabla de datos y los criterios de selección.

Fig. 8.52. La tabla, los criterios y los resultados de las funciones del caso práctico.

Capítulo 8:  Tablas y gráficos dinámicos. Caso práctico 3 (primera parte)

Tablas y gráficos dinámicos

Las tablas y gráficos dinámicos permiten analizar los datos contenidos en las bases de datos de Excel desde diferentes perspectivas. Además disponen de unas posibilidades de formateo que hacen que podamos modificar su aspecto a nuestro antojo.  A continuación, para mostrar cómo podemos usar estas herramientas para mejorar nuestros análisis, realizaremos los casos prácticos 1 y 2. Para crear un informe de gráfico dinámico disponemos de diversas opciones.

Una de ellas sería ejecutar el asistente que hemos utilizado en el primer paso del Caso práctico 1 (véase la Figura 8.54), modificar las opciones seleccionadas y responder que deseamos crear un Informe de gráfico dinámico (con informe de tabla dinámica). La segunda será útil en el caso de que deseemos convertir un informe de tabla dinámica existente en su correspondiente gráfico. Como veremos en el Caso práctico 2, es tan fácil como hacer clic en un botón de la barra de herramientas Tabla dinámica.

La manera de dar formato a los gráficos una vez creados es la misma que vimos cuando estudiamos la inserción y modificación de gráficos, en el Apartado 8.2.C de esta misma unidad didáctica. Incluso para modificar sus características podemos utilizar la barra de herramientas Gráfico, además de la de Tabla dinámica.

Caso práctico 3 . En este caso práctico vamos a comprobar lo sencillo que resulta crear un informe de tabla dinámica a partir de una tabla contenida en una hoja de Excel.

La tabla de la Figura 8.53 contiene datos sobre el importe de las ventas de fruta durante los doce meses del año en una empresa que tiene una oficina central y dos sucursales.

Fig. 8.53. Vista parcial de los datos origen de la tabla dinámica.

Se pide: A partir de estos datos crear un informe de tabla dinámica que muestre en las filas los productos, en las columnas las tiendas, como valores la suma de los importes y como encabezado de página los meses del año. Aplicar formato automático al informe para mejorar su aspecto.

Solución: Comenzaremos seleccionando el rango de celdas que contiene la tabla, que en este caso es el A2:D32.

Capítulo 9:  Hojas de cálculo. Caso práctico 1 (segunda parte)

A continuación seleccionamos la opción de menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos, con lo que se nos muestra el asistente correspondiente, que nos guiará durante el proceso. En su primera pantalla, el asistente permite seleccionar la fuente de datos del informe, así como decidir si queremos crear una tabla o un gráfico dinámico (véase la Figura 8.54).

Fig. 8.54. Primera pantalla del asistente de tablas dinámicas.

Nosotros dejaremos seleccionadas las opciones por defecto, tal como muestra la anterior figura. Pasamos al paso 2 apretando el botón Siguiente y en ella se nos pregunta cuál es el rango de celdas que contiene los datos de la tabla. Como ya lo seleccionamos previamente tampoco deberemos modificar los datos que se proponen por defecto. Pasamos a la tercera y última pantalla, donde podemos escoger entre colocar el informe en una hoja existente (en cuyo caso deberemos especificar a partir de qué celda de la hoja), o en una hoja nueva, que es la opción seleccionada por nosotros.

Antes de finalizar, si apretamos el botón Diseño, podremos definir qué columnas de la tabla crearán el informe de tabla dinámica y en qué orden. Igualmente, mediante el botón Opciones, podremos establecer características de formato y del origen de los datos. Acabamos haciendo clic sobre el botón Finalizar, y automáticamente se crea una nueva hoja de cálculo donde aparece una zona con unos textos que piden que pongamos datos, la barra de herramientas Tabla dinámica y un cuadro de diálogo que muestra los campos de la tabla dinámica.

Lo que debemos hacer ahora es arrastrar los campos de la lista hacia las zonas de la hoja que piden datos. En nuestro caso ponemos el campo PRODUCTO sobre el texto Coloque campos de fila aquí, TIENDA lo situamos encima de Coloque campos de columna aquí, IMPORTE sobre Coloque datos aquí, y MES sobre Coloque campos de página aquí.

Podemos ver el aspecto inicial de la tabla dinámica en la Figura 8.55.

Fig. 8.55. Aspecto inicial del informe de tabla dinámica.

Capítulo 10:   Hojas de cálculo. Caso práctico 1 (tercera parte)

Ahora podemos mejorar su aspecto de forma fácil y rápida. Seleccionamos la tabla dinámica y en la barra de herramientas hacemos clic sobre el icono Dar formato al informe  .

En el cuadro Autoformato podemos seleccionar uno de entre 22 modelos de tabla. En nuestro caso hemos escogido el Informe 4.

Fijémonos que en cada campo de la tabla podemos hacer clic sobre una lista desplegable que permite seleccionar los valores que deseamos visualizar.

Además, haciendo doble clic sobre el campo que muestra los valores (IMPORTE en nuestro caso), podemos variar la forma de resumir los datos, pudiendo escoger entre sumarlos, contarlos, hallar el máximo o el mínimo, el valor promedio, etcétera.

El aspecto final del informe de tabla dinámica es el que podemos ver en la Figura 8.56.

Capítulo 11:   Programación básica. Caso práctico 2

Macros. Programación básica

La aplicación de hoja de cálculo Microsoft Excel ofrece unas posibilidades infinitas para la elaboración de espectaculares hojas de cálculo, tal como hemos podido comprobar en esta y la anterior unidad didáctica. Pero, para aquellos usuarios avanzados que deseen aumentar el control sobre la aplicación, Excel proporciona una forma fácil y potentísima de conseguirlo.

Se trata de la posibilidad de creación de las llamadas macros, o rutinas que agrupan una serie de comandos de hoja de cálculo que se ejecutan a la vez sobre el objeto que deseemos y que pueden ser utilizadas las veces que se desee. Por ejemplo, podría sernos útil una macro que convierta texto a un tipo de letra y estilo determinado, u otra que convirtiese un objeto gráfico a un determinado tipo de gráfico con sólo seleccionarlo y ejecutar la macro.

Además, aquellos usuarios con conocimientos de programación en Visual Basic u otro lenguaje de alto nivel, pueden aprovechar la oportunidad que les ofrece Visual Basic para Aplicaciones (a partir de ahora VBA) para programar sus propias funciones personalizadas u otro código que realice acciones con los objetos de la hoja de cálculo.

VBA apareció como parte de Excel en su versión 5.0, siendo la primera aplicación importante que utilizó esta arquitectura. En la versión de Excel incluida en la suite Microsoft Office XP Professional, que estamos utilizando en este libro, aparece integrado Microsoft Visual Basic 6.3. Otras hojas de cálculo del mercado utilizan también el mismo u otro lenguaje de programación. Por ejemplo, la aplicación de hoja de cálculo de la suite OpenOffice 1.1, utiliza un lenguaje similar llamado OpenOffice Basic.

Caso práctico 2. En este caso práctico, último del apartado de gráficos de Excel, trabajaremos con los gráficos dinámicos, utilizando como origen de datos el informe de tabla dinámica que hemos creado en el Caso práctico 1.

Se pide: A partir del informe de tabla dinámica obtenido en el Caso práctico 1, crear un informe de gráfico dinámico con un solo clic en la barra de herramientas Tabla dinámica. A continuación modificar el formato del gráfico para mejorar su aspecto.

Solución: Seleccionamos el informe de tabla dinámica de la Figura 8.56 de manera que podamos ver la barra de herramientas Tabla dinámica.

Hacemos clic sobre el icono Asistente para gráficos    y automáticamente se creará una nueva hoja de cálculo conteniendo un gráfico de columnas verticales. Si le echamos un vistazo nos daremos cuenta de que la distribución de campos en los ejes no está demasiado bien hecha, ya que como campos de categoría escoge TIENDA y PRODUCTO y como campo de serie pone un total de IMPORTE.

Cambiamos esta selección arrastrando el campo TIENDA hacia la zona de series y podemos observar que el gráfico ofrece una información más coherente. Ahora visualizamos la barra de herramientas Gráfico, seleccionando el comando de menú Ver - Barras de herramientas - Gráfico, y hacemos clic con el ratón en la lista desplegable Tipo de gráfico    mediante la cual cambiaremos el tipo de nuestro gráfico al de columnas 3D  .

El aspecto final del informe de gráfico dinámico se muestra en la Figura 8.57.

Fig. 8.57. Aspecto final del informe de gráfico dinámico.

Capítulo 12:   Macros

Macros


La mejor manera de trabajar con los elementos que trataremos a partir de ahora es mediante la utilización de las herramientas de la barra Visual Basic (véase la Figura 8.58). Para mostrarla ejecutaremos el comando del menú Ver - Barras de herramientas - Visual Basic.

Creación de macros

De momento, para crear macros, sólo usaremos los dos primeros iconos de la barra, que permiten ejecutar y grabar macros, respectivamente. Lo veremos realizando el Caso práctico 3.  Un aspecto que no podemos pasar por alto cuando tratamos con las macros es el de laseguridad.

Las macros son instrucciones escritas mediante un lenguaje de programación, al igual que los virus informáticos. Esto da pie a que un programador malintencionado pueda crear macros que provoquen desperfectos en nuestro ordenador, o sea que las macros puedan llegar a ser también virus informáticos.

Fig. 8.58. Barra de herramientas Visual Basic.

Las macros son instrucciones escritas mediante un lenguaje de programación, al igual que los virus informáticos. Esto da pie a que un programador malintencionado pueda crear macros que provoquen desperfectos en nuestro ordenador, o sea que las macros puedan llegar a ser también virus informáticos.

Las opciones de seguridad que Excel proporciona están accesibles desde el botón Seguridad de la barra de herramientas Visual Basic (también desde el botón Seguridad de macros, situado en la pestaña Seguridad del cuadro de diálogo que se muestra al seleccionar el elemento del menú Herramientas - Opciones).

En el cuadro de diálogo que muestra podemos fijar la seguridad en tres niveles distintos: alto, medio o bajo. El nivel alto impide la ejecución de macros que no estén firmadas digitalmente según la tecnología Microsoft Authenticode. Esta firma la otorgan empresas certificadoras que aseguran así que el código de la macro no es malicioso.

El nivel medio deja más libertad al usuario que, cuando abre un documento de Excel que contiene macros, es consultado sobre si las desea habilitar o no. De este modo si el documento proviene de una fuente de confianza podemos optar por dejar ejecutar todas sus macros y, en caso contrario podemos escoger el deshabilitarlas.

El nivel bajo permite ejecutar cualquier macro, por lo que sólo es aconsejable en caso de trabajar con documentos de confianza, o en el caso de disponer de un buen antivirus instalado en nuestro ordenador.

Capítulo 13:   Hojas de cálculo. Caso práctico 3 (primera parte)

Caso práctico 3. En este caso práctico vamos a ver el primer ejemplo de creación de macros. Comenzaremos con una sencilla macro que crearemos en un libro de trabajo nuevo.

Se pide: Crear una macro que aplique un formato numérico con separador de miles y 2 cifras decimales a los datos seleccionados. La guardaremos con el nombre FNUM.

Solución: Siempre que deseemos comenzar a grabar una macro apretaremos el icono Grabar macro de la barra de herramientas Visual Basic. Al hacerlo aparece el cuadro de diálogo Grabar macro, que podemos observar en la Figura 8.59, y que permite dar nombre a la nueva macro, especificar si se guardará en este u otro libro de trabajo, e incluso podemos definir una combinación de teclas para ejecutar la macro de forma más rápida y escribir una descripción de la misma.

Fig. 8.59. Cuadro de diálogo Grabar macro.

Nosotros ponemos FNUM como nombre de la macro, se ejecutará con la combinación de teclas Ctrl+Mayús+N, la guardamos en el libro actual, y especificamos una descripción explicativa de la tarea que realiza. Por defecto el método abreviado propone una combinación Ctrl+letra. Hemos de tener cuidado porque quizá ya se utilice para otra tarea y la modificaríamos. Para evitar esto podemos apretar Mayús a la vez que la letra deseada.

Empezamos la grabación haciendo clic en el botón Aceptar, y a continuación seleccionamos la opción del menú Formato - Celdas. Nos desplazamos a la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas y seleccionamos la categoría Número. En ella fijamos las posiciones decimales a 2 y marcamos la  casilla Usar separador de miles (.).

Empezamos la grabación haciendo clic en el botón Aceptar, y a continuación seleccionamos la opción del menú Formato - Celdas.  Nos desplazamos a la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas y seleccionamos la categoría Número. En ella fijamos las posiciones decimales a 2 y marcamos la casilla Usar separador de miles (.).

Fig. 8.60. Celdas numéricas sobre las que aplicaremos la macro.

Capítulo 14:  Hojas de cálculo. Caso práctico 3 (segunda parte)

Una vez seleccionado, para aplicarla podemos hacer clic en el icono Ejecutar macro  de la barra de herramientas Visual Basic, que muestra el cuadro de diálogo Macro (véase la Figura 8.61). En él se muestran las macros disponibles en este u otros libros abiertos, y existen botones para ejecutar de una sola vez, paso a paso, modificar el código, eliminar e incluso crear nuevas macros. Nosotros apretaremos el botón Ejecutar.

Fig. 8.61. Cuadro de diálogo Macro.

Una forma más rápida hubiese sido pulsar la combinación de teclas especificada anteriormente (Ctrl+Mayús+N), que es la que utilizaremos en los siguientes ejemplos. Una vez ejecutada la macro podemos comprobar cómo ha cambiado el formato del rango  seleccionado (véase la Figura 8.62).

Fig. 8.62. El rango después de ejecutar la macro.

Nota: Con este capítulo hemos llegado al final del curso. Recuerda que este trabajo es un fragmento del libro "CEO - Implantacion y mantenimiento de aplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J. Vinaixa, publicado por la editorialMcGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).

Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que contiene campos, la que se usa para resumir y analizar los datos de múltiples filas de información de una tabla o de una lista original. Una tabla dinámica puede actualizarse cada vez que se modifiquen los datos originales de la misma, o sea los utilizados para su confección.

Las tablas dinámicas se crean con un Asistente para tablas dinámicas, el cual consiste en una serie de cuadros de diálogo interactivos que guían al usuario a través de pasos sucesivos, donde se debe especificar la lista o base de datos a utilizar, así como recuperar y ubicar los datos que se deseen analizar. Este Asistente también permite definir cómo organizar los datos en la tabla, usando rótulos de filas y de columnas, y cómo mostrar los datos de los respectivos campos.

Una tabla dinámica puede crearse a partir de datos que provienen de:

Una tabla dinámica puede crearse a partir de datos que provienen de:

_ Una lista o una base de datos de Microsoft Excel.

_ Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en una aplicación o en un sistema de administración de bases de datos independiente de Microsoft Excel.

_ Diversos rangos de consolidación de Microsoft Excel.

_ Otra tabla dinámica en el mismo libro de trabajo.

Creación de una tabla dinámica

La opción Asistentes para Tablas dinámicas del menú Datos, permite acceder al primer cuadro de diálogo de los cuatro que tienen los pasos a seguir en la creación de una tabla dinámica.

En el primer paso se debe de indicar la ubicación de los datos que se desean analizar. Por lo general será una Lista o base de datos de Microsoft Excel.

Luego de seleccionar el botón Siguiente, se despliega el segundo cuadro de diálogo, en el que se debe especificar el rango de celdas donde se localizan los datos   analizar, incluyendo los nombres de las columnas (campos).

Si el cursor se localizaba dentro del área de datos antes de comenzar a crear la tabla, este cuadro muestra un rango yaestablecido por los límites de dicha área.

Verificar dicho rango antes de continuar, si el mismo no fuese correcto, debe corregirse.

El tercer cuadro de diálogo al que se accede, es en donde se diseña la tabla dinámica.

Un campo es una categoría de datos, en una planilla equivale a los títulos de las columnas, siempre y cuando se trate a la información como una base de datos (ver el capítulo “Manejo básico de base de datos ”).

La ventana anterior presenta un diseño (estructura) de tabla, en la que el usuario debe colocar, arrastrando los nombres de los campos desde el área donde se muestran (a la izquierda de dicha ventana):

En Fila                el o los campos cuyos valores aparecerán desplegados en fila.

En Columna       el o los campos cuyos valores aparecerán desplegados en columna.

En Datos            el o los campos sobre los cuales se desea aplicar las distintas

     Operaciones de resumen.

Haciendo doble clic sobre uno de los campos que se colocaron en el área de datos, se despliega la siguiente ventana donde se puede seleccionar la operación a realizar sobre dicho campo, de forma de personalizar el modo en que se resumirán los datos que contiene.

Pueden personalizarse los campos de datos de una tabla dinámica, utilizando un tipo de cálculo diferente u otro tipo de cálculo además de la función de resumen predeterminada que utiliza Excel. Si es necesario realizar cálculos más sofisticados que los que proporciona la función de resumen, pueden crearse fórmulas propias.

Por último, como cuarto paso se debe de indicar el lugar donde se generará la tabla diseñada.

Si se indica la opción Hoja de cálculo existente, se deberá proporcionar la dirección de celda (en el cuadro correspondiente), a partir de la cual se mostrará dicha tabla.

Luego de seleccionar el botón Terminar, se genera la tabla previamente definida, en el lugar indicado.

Una vez creada una tabla, los datos se pueden redistribuir, organizar y analizar, arrastrando y colocando los campos en distintas posiciones dentro de la tabla dinámica. También se pueden incluir subtotales, cambiar la función de resumen de un campo o seleccionar un cálculo personalizado para dicha tabla.

En el ejemplo anterior se calcula el total de sueldos por categoría, es decir que hay un solo dato que varía, el correspondiente al campo Categoría, y el que puede tomar los valores de “Obrero ” o “Administrativo ”.

+ El campo Categoría contiene rótulos que se repiten como por ejemplo “Obrero”, sin embargo, para la creación de esta tabla, sólo tomará uno, y colocará como total de sueldos, la suma de todos aquellos valores que pertenezcan a la Categoría de Obrero.

Las tablas dinámicas también pueden ser diseñadas con más de un dato variable, como se muestra en el siguiente ejemplo, donde se diseña la tabla con dos variables: Sección como variable de fila y Categoría como variable de columna.

Utilizando tablas dinámicas se puede resumir rápidamente cierta información, lo que da lugar a poder representarla de forma gráfica, de la manera que sea conveniente.

Una vez creada la tabla, los datos se pueden redistribuir y organizar para ver los datos de diferentes maneras,

arrastrando y colocando los botones que identifican a los campos en distintas posiciones dentro de la tabla dinámica.

Si el botón de un campo es arrastrado fuera de la tabla dinámica, se quita dicho campo de la tabla dinámica así como los datos asociados con el mismo.

Selección de datos

Luego de generada una tabla dinámica, quizás se quiera cambiar el formato de los datos resultantes, cambiar el diseño de la tabla o seleccionar datos que se deseen representar gráficamente.

Cuando se visualiza una hoja de cálculo que posee una tabla dinámica, Excel muestra automáticamente una ventana o barra de herramientas llamada Tabla dinámica  la  que permite realizar ciertas acciones sobre la misma. Si la misma no se muestra, se deberá activar con el comando Ver/Barra de herramientas.

Para utilizar una selección de la tabla dinámica, la opción Habilitar selección debe

estar habilitada en el submenú Seleccionar del menú Tabla dinámica (en el cuadro o barra de herramientas Tabla dinámica ). Para utilizar una selección regular de Excel, o sea un rango de celdas cualquiera en vez de una selección de tabla dinámica, dicha opción debe estar desactivada.

Si se da formato a las áreas de una tabla dinámica, únicamente se mantendrá el formato después de las actualizaciones y de los cambios de diseño, si la opción Habilitar selección está activada en ese momento.

Opciones de selección (con Habilitar selección activada):

_ Para seleccionar una tabla dinámica completa, seleccionar la opción Toda la tabla del menú anteriormente descripto.

_ Para seleccionar todos los rótulos de elemento de un campo, hacer clic en el botón de campo una vez.

_ Para seleccionar los datos con los rótulos, el botón Rótulo y datos deberá estar activado (que es el valor predeterminado), al hacer clic sobre las distintas rótulos de filas o de columnas de la tabla.

_ Para seleccionar únicamente rótulos sin datos, escoger el botón Rótulo, mientras que para seleccionar los datos sin rótulos, escoger el botón Datos.

Pueden seleccionarse varios elementos continuos o discontinuos de la misma manera de cómo fue explicada en la sección “selección y activación de celdas y rangos ” en el capítulo “Operación básica del libro de trabajo ”.

Opciones para tablas dinámicas

Para poder realizar las opciones posteriormente descriptas, es necesario ubicar el indicador de celda activa dentro de la tabla dinámica existente, de lo contrario los botones de dicha barra permanecerán inactivos (atenuados).

Opciones de la Barra de herramientas Tabla dinámica:

Actualizar datos              Este botón permite actualizar el contenido de la tabla dinámica              para que refleje los cambios en los datos de origen correspondientes.

Desagrupar:  Estas opciones permiten agrupar y desagrupar respecitvamente, los elementos previamente

Agrupar  seleccionadas en un campo de tabla dinámica.

Mostrar    Estas opciones permiten mostrar u ocultar respectivamente, los     detalles de fila o columna del elemento seleccionado previamente.

Ocultar Asistente para tablas dinámicas.   Este botón permite acceder al tercer paso del asistente para tablas dinámicas, si el indicador de celda activa apunta a una celda dentro de la tabla (el que permitirá modificar el diseño de la tabla, agregar o quitar campos en filas, columnas y área de datos); de lo contrario se accederá al primer paso (el que permite definir una nueva tabla).

Campo de la tabla dinámica

Al seleccionar dicho botón se accede al cuadro descripto en el tercer paso del asistente, donde se podrá cambiar el nombre del campo de datos de la tabla dinámica seleccionado, así como el de poder indicar la función utilizada para resumir los datos (opción Resumir por).

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

tomado de wikipedia